RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Article 1 : Constitution
1.1. Entre les adhérents aux statuts de l’association VONIFANJA, est établi le présent règlement intérieur régissant la vie associative, ainsi que les devoirs et obligations des membres.
1.2. Le changement d’adresse du siège de l’association est décidé en Assemblée générale
Article 2 : Membres
2.1. Modalités d’adhésion :
Après l’adhésion des membres fondateurs, les modalités d’adhésion à l’association sont définies comme suit :- Lecture et compréhension de ses règlements fondamentaux- Manifestation d’adhésion à l’aide d’une fiche à remplir avec parrainage d’un membre actif- Soumission pour analyse du Bureau et approbation de l’Assemblée générale- Attribution d’un numéro de membre, inscription dans le registre, et délivrance d’une carte d’adhérent.
2.2. Droits, devoirs et obligations des membres :
- Droit de s’exprimer, de démissionner pour des raisons personnelles, et de s’affilier aux autres groupements ne présentant pas d’incompatibilité ou de conflit d’intérêt vis-à-vis de l’Association
- Devoir de participer aux activités et réunions lui concernant, et d’assumer les contributions financières en tant que membre de l’association
- Obligations d’assumer les responsabilités et de se conformer aux règlements régissant l’association
2.3. Sanctions appliquables aux membres :
- Les sanctions à appliquer sont analysées par le Bureau de coordination et/ou approuvées en Assemblée Générale
- Les sanctions peuvent se présenter sous forme d’avertissement, de suspension, ou de radiation
- Les sanctions sont appliquées selon les cas : négligence ou inefficacité dans les responsabilités, non assiduité aux réunions et activités communes, non-paiment des cotisations, comportement portant atteinte à l’image et à la réputation de l’association…
- La radiation fait l’objet d’une notification, d’une déclaration, et de la remise de la carte d’adhérent
- En cas de radiation ou de démission du Président, l’intérim est assuré par le Vice-Président jusqu’à la fin du mandat du Bureau en exercice, sauf à la demande de la majorité des membres actifs
- La réintégration d’un membre radié fait l’objet d’une demande et explication du membre, de l’analyse du Bureau de coordination, et de l’approbation de l’Assemblée Générale
Article 3 : Rôles et attributions des membres du Bureau de coordination
3.1. Le Président :
- Représente l’association vis-à-vis de l’Administration et de la Justice
- Est signataire des opérations financières, des contrats de patrenariat, et des documents officiels.
- Convoque et dirige les réunions du Bureau de coordination et de l’Assemblée générale
- Assure la coordination de la coopération avec l’Administation
- Prend des dispositions et décisions urgentes ou importantes entre les sessions de réunion.
3.2. Le Vice-Président :
- Assiste le Président dans ses tâches, et le remplace en son absence
- Intervient selon la répartition de tâches faite avec le Président.
3.3. Le Secrétaire :
- Dirige l’organisation et assure le suivi des activités de l’association
- Détient les grands dossiers officiels de l’association et les dossiers concernant les membres
- Assure la gestion des matériels et des supports de communication
- Assume d’autres tâches liées à ses attributions- établit les procés
-Verbaux des réunions et assure le suivi de l’assiduité de chaque membre
- Est chargé des correspondances et autres tâches et courses liées aux activités de l’association
3.4. Le Trésorier :
- Encaisse les recettes et exécute les dépenses selon les procédures internes en vigueur
- Signe les opérations financières en second plan du Président- garde les documents financiers (reçus, chèques…) et les pièces justificatives des dépenses
- Fait rappel aux membres de leurs obligations financières
- Établit les états et les rapports financiers avec l’appui du commissaire aux comptes
3.5. Le Commissaire aux comptes :
- Est le gardien des procédures pour les opérations financières
- Effectue les contrôles internes réguliers de la gestion financière
- Vérifie la fiabilité de la comptabilité et de la gestion financière
- Certifie les états financiers et les rapports financiers annuels
3.6. Les conseillers :
- Assistent le Bureau de coordination dans les reflexions et la mise en œuvre des activités
- Sensibilisent les membres par rapport à leurs devoirs de membres
- Rapportent les besoins et propositions des membres auprès du Bureau de coordination
- Communiquent les décisions du Bureau de coordination aux membres
Article 4 : Rôles et attributions des commissions
4.1. Les membres du Bureau de commission :
- Le Chef de commission est l’interlocuteur du Bureau de coordination, dirige et coordonne les activités de sa commission
- L’Animateur de commission veille à ce que les membres de la commission soient actifs
- Le rapporteur assure le secrétariat technique de la commission et les compte-rendus au Bureau
4.2. Les quatre (4) commissions :
- LA COMMISSION « AFFAIRES SOCIALES ET VIE ASSOCIATIVE » assure le respect du règlement intérieur et de la contribution de l’association et des membres lors des évènements familiaux et des cas sociaux concernant les membres ; organise les activités récréatives et distractives ; éduque les membres en vue de leur épanouissement individuel et social…
- LA COMMISSION « COMMUNICATION ET RELATIONS EXTERIEURES » élabore le Plan de communication pour la visibilité de l’association ; développe et renforce le partenariat et les relations avec d’autres organisations à différents niveaux ; partage et exploite les informations concernant l’association et ses activités ; assure la communication et la publicité dans le cadre de l’organisation des activités…
- LA COMMISSION « POLITIQUE ET REFLEXIONS STRATEGIQUES » élabore les stratégies politiques et conduit sa mise en œuvre suivant les contextes et enjeux ; appuie et renforce le placement des membres dans différentes instances et structures de gouvernance ; développe la stratégie de développement institutionnel et organisationnel de l’association et conduit sa mise en œuvre ; renforce la contribution de l’association à tout processus de concertation à diférents niveaux…
- LA COMMISSION « PROMOTION DES ACTIVITES DE DEVELOPPEMENT » conçoit et assure le lead de l’organisation des activités de développement sur tous les plans (social, culturel, économique…) en collaboration avec les autres commissions ; assure le suivi de la gestion des activités e développement local mises en œuvre par l’association…
Article 5 : Rôles et attributions des sections
5.1. La constitution d’une section fait suite à une demande écrite des membres résidant dans une même localité, et d’un constat du Bureau de coordination faisant état que les conditions sont remplies (situation locale, nombre de membres, existence des personnes pouvant diriger les sections…)
5.2. Les rôles ci-après sont attribués aux membres du Bureau de Section :
- Le PRESIDENT DE SECTION représente l’association, assure sa présence et sa visibilité, et coordonne ses activités dans sa localité
- Le SECRETAIRE DE SECTION assure toutes les formalités liées aux fonctionnalités et aux activités de la section, le suivi de l’assiduité des membres, la rédaction des procès-verbaux des réunions de section, et le compte-rendus réguliers auprès du Bureau de coordination
- Le TRESORIER se charge des affaires et opérations financières au niveau de sa section : collecte des contributions financières, rappel des devoirs financiers, rapport financier au niveau de la section
- Les CONSEILLERS ANIMATEURS veillent à ce que l’association soit visible, que les membres soient actifs, et que la vie sociale et associative soit vivante dans la localité
Article 6 : Eléctions et nominations
6.1. Les membres du Bureau de coordination sont élus en Assemblée Générale ordinaire.
6.2. Le Commissaire aux comptes est identifié selon les critères requis, sollicité par le Bureau de coordination, et notifié par le Président.
6.3. Avant chaque eléction, les membres du Bureau en exercice font acte de démission collective, et la séance est passée sous la présidence de deux autres membres de l’Assemblée Générale.
Article 7 : Réunions et modalités de délibération
7.1. Les réunions du Bureau de cordination sont convoquées au mois dix (10) jours en avance, et dirigées par le Président.
7.2. D’autres personnes ressources peuvent être invitées à assister les réunions sur des sujets spécifiques pour lesquels elles sont invitées, sans avoir aucun droit de vote ni de décision.
7.3. La délibération et la prise des décisions se font par majorité relative.
7.4. Le Président peut décider en intersession, en cas d’urgence, sur des sujets mettant en jeu les relations institutionnelles, ou d’autres sujets délicats nécessitant une décision urgente.
7.5. Toutes résolutions prises font l’objet des procès-verbaux dûment signés avec archives classées selon les normes, faisant partie de la passation en cas de changement de Bireau de coordination.
Article 8 : Dispositions financières
8.1. Contributions des membres :
Les membres de l’association contribuent financièrement au développement de la vie associative sous forme de :
- Cotisations annuelles de 2 000 Ariary, payable pendant toute l’année en cours.
- Quêtes supplémentaires lors des évènements familiaux concernant les membres.
- Contributions à titre de soutien individuel à l’Association.
8.2. Contributions de l‘association :
L’association, selon les circonstances et les dispositions ponctuelles prises en entente avec les membres, contribue financièrement :
- Aux évènements familiaux où l’association est invitée ou desquels elle est au courant, au montant de :
· 20 000 Ar pour les évènements heureux concernant directement les membres. Un cadeau supplémentaire pourrait être offert à partir des quêtes des membres·
· 10 000 Ar pour les évènements heureux concernant les membres de la famille nucléaire légitime d’un membre (conjoint(e),enfants)
· 20 000 Ar pour soutenir un membre malade (alité pendant plus d’une semaine ou hospitalisé)
· 30 000 Ar pour le décès d’un membre ou d’un membre de sa famille nucléaire légitime. La remise de couronne et la particpation aux funérailles pourraient être décidées selon les cas
· Une quête spéciale pourrait être collectée pour d’autres circonstances
- Aux actions humanitaires et communautaires, ou à titre de coopération avec les gouvernants locaux, ayant lien aux objectifs et aux activités de l’association.
8.3. Gestion financière
- Tout mouvement et opération financière doit être prévu par le budget annuel.
- Le montant en caisse ne doit pas dépasser 100 000 Ariary. Les recettes de l’association sont versées à un compte bancaire ouvert au nom de « Association VONIFANJA ».
- L’association désigne des signataires pour le compte de l’association selon les conditions exigées.
- L’exécution des dépenses doit être justifiée par une approbation préalable, une pièce justificative en bonne et due forme, ou les signatures des mandataires désignées.
- Le trésorier de l’association établit un état financier trimestriel et un rapport financier annuel, tous visés par le commissaire aux comptes.
- Le rapport financier annuel est soumis à l’Assemblée Générale pour approbation.
- Un audit financier serait possible à la demande selon les besoins de l’association.
Article 9 : Dissolution de l’Association
9.1. Proposition de dissolution :
La proposition de dissolution de l’association se fait par écrit avec signature d’au moins deux tiers (2/3) des membres actifs, et doit être déposée au Bureau de coordination pour être soumise à la prochaine Assemblée Générale extraordinaire décisive.
9.2. Récipiendaires de l’actif :
Les associations locales récipiendaires de l’actif de l’Association sont identifiées lors de l’Assemblée Générale décisive.
9.3. Acte de transfert :
Le transfert de l’actif de l’Association fera l’objet d’un acte légal.
Règlement Intérieur arrêté à neuf (9) articles, approuvés en Assemblée Généraletenue à Antananarivo, le vingt-huit mars, an deux mil vingt-six.